夏季会议常见问题

1. 完整的 房屋申请表格: 团体将以先到先得的方式入场，视乎场地的供应情况而定.
2. 提交给会议事务部门的FUA: 的 设施使用协议(FUA)，是本集团与会议服务部之间具有法律约束力的文件. 在FUA中概述了预估费用，取消政策和其他条款和条件. 服务附加条款将概述您的团队的住宿和餐饮服务.
3. 签署的协议、存款和保险证明: 会议服务部门必须在协议发送后三十(30)天内收到这些文件.
   
   • 签署的协议可以通过邮件返回，或者扫描件可以通过电子邮件发送到 conferences@laocui.net. 注意-首选电子邮件.
   • 押金为总住宿费和伙食费的25%(最高1美元),(000)，以确保您的团体的预订. 发票将随协议一起寄来.
   • 所有与365滚球官网没有正式关联的团体都必须购买一般责任保险. 保险证明或保险单副本必须提交给伊利诺伊大学 风险管理及保险 至少在抵达前三十(30)天.
4. 初步入住人数、早到/晚住及布草需求: 必须在最早到达前至少三十(30)天提交给会议服务中心吗. 一旦收到此信息, 会议服务部将把宿舍平面图发送给活动组织者.
   • 初步的数量 是否符合活动主办机构所期望的最新参加者人数, 住宿和/或膳食在整个团体逗留期间.
   • 早到/晚到 活动组织者预测的需要住宿的人数比要求的团体日期早还是晚.
   • 亚麻的请求 旅行团在逗留期间所需的亚麻包数量是多少.
5. 通过电子邮件发送给会议服务部的保证表格和平面图: 
   • 食品服务保证 餐饮服务部将为会议准备多少餐. 至少在团队最早到达前十四(14)天提交.
   • 住房保障 会议服务部将为会议准备多少床位. 至少在团队最早到达前十四(14)天提交.
   • 地板上的计划. 活动组织者将为所有参与者和陪同人员/工作人员分配房间，并填写会议服务部门先前发送的平面图文件. 完成的平面图应在团队最早到达前十四(14)天提交.
   • 一个时间表 该小组的花名册，一般活动和膳食必须提供给会议事务. 花名册需要包括所有监护人和/或工作人员的联系信息, 和平面图一起寄来.
6. 收到的最终账单: 最终账单将在出发后四十五(45)天内发送到您提供的电子邮件地址.
7. 由于住房和居住生活的未偿余额: 任何未付余额应在发票日期后三十(30)天内到期.

确认您的会议预订, 团体必须提供会议服务，并提供其设施使用协议(FUA)和/或服务附加条款的签署副本, 押金为总住宿费和伙食费的25%(最高1美元),在协议发出后三十(30)天内.

附有到期押金金额的发票将随FUA和/或服务附加条款一起提供. 押金不予退还.

是的. 所有参加会议的人员必须在参加任何活动或项目之前投保意外伤害保险. 所有相关信息, 指南和必要的表格必须在您的团队到达前至少三十(30)天提供给大学. 请联系风险管理和保险办公室，电话:208-885-7177或 risk@laocui.net 了解更多信息.

团体监护人负责为你的孩子提供持续的、称职的监督. 如果发生事故，您的会议协调员可以协助您获得紧急帮助吗. 需要医疗服务的伤情可在格里特曼医疗中心的急诊室接受治疗, 南主街700号, 208-882-4511或Quickcare, 位于Warbonnet和West A街的拐角处(沃尔玛后面), 208-882-0540.

活动组织者必须通知会议服务中心任何事故和, 如果有必要的话, 完成适当的事故报告. 请注意, 受害方应对由此产生的一切经济义务负责, 以及因受伤而需要的后续治疗.

是的! 会议服务可以帮助您安排会议室, 教室, 字段, 健身房, 游泳池和/或您可能需要的其他设施. 这些设施全年供各种团体使用, 所以尽快选择你的设施. 有些设施需要用户付费，如果需要，我们可以进一步详细讨论. 需要音频/视频? 我们也可以帮助确保这一点.

校园娱乐. 校园娱乐通行证包括进入 游泳中心, 纪念体育馆 和 体育大楼 健身房. 有关这些设施和时间安排的更多信息，请联系208-885-5000. 的 学生娱乐中心 设有大型室内攀岩区, 室内足球场, 各种健身课程, 举重和有氧运动器械.

其他康乐设施. 盖伊·威克斯菲尔德, 沙排球场, 沙塔克圆形剧场和各种网球场可供私人租用. 这些租金可能会产生费用. 汉密尔顿-洛威水上运动中心(830 North Mountain View Rd), 208-882-7665), 6月至9月开放，也是一个以水滑梯为特色的绝佳冒险之旅, 一条慵懒的河, 25码的游泳池和有趣的活动. 请与会议服务部门联系，以获得有关可用设施的更多信息.

键, 钥匙卡和餐卡将在入住时发给小组参与者，并将钥匙的责任从住宿和住宿生活转移到您的会议. 如果一个小组没有出现, 所有剩余的钥匙和卡必须在完成登记时间后一小时内交还给夏季会议工作人员. 所有会议都不能使用万能钥匙. 每把遗失或未归还的硬钥匙要加收75美元.

登记/入住将在与会议服务部商定的地点和时间进行. 请让我们知道您希望如何办理入住手续.

请于上午11点前收拾好行李，交还钥匙并退房.m. 在出发的那天. 陪同人员/领队有责任确保在离开前将所有钥匙交还给会议服务部. 客人可以保留他们的挂牌和卡片. 请从冰箱/冰柜中取出所有物品，并将所有垃圾放入房间的容器中.

所有的亚麻布都可以留在房间里. 把你房间里所有的东西都拿出来，把钥匙都找好, 您的结帐过程已经完成.

一旦您的小组成员接受了他/她的房间钥匙或将物品放入房间, 该集团负责住客在保证住宿期间的全房和膳食计划费用.

如果您的团队在一般维护问题上需要帮助, 请联系夏季会议208-885-9929. 这些一般性问题可能包括, 但不仅限于提供厕纸和垃圾袋, 修理烧坏的灯泡, 修理损坏的固定装置，修理堵塞的厕所或排水管.

如果你被锁在房间外面，请联系你的暑期会议助理寻求帮助. 监护人或工作人员必须陪同未成年客人到服务台寻求协助.

在危及生命或可能危及生命的紧急情况下:

1. 去一个安全的地方——如果你不安全，可以转移到一个更安全的地方，那么就这样做.
2. 通知当局-任何危及生命(或潜在危及生命)的紧急情况, 拨打911.
3. 远离危险——不要以任何理由再次进入高风险区域.
4. (可选)联系您的会议助理并通知他们事件.

校园建筑已经张贴了疏散路线. 到达后检查你的建筑物的路线.

阅读更多校园紧急事件 政策和程序.

每日租金

如果您已购买每日餐费作为您住宿的一部分, 你们将在住宿餐厅用餐. 每位客人都将使用门禁卡刷卡用餐. 如果餐卡不能正常工作，请告知刷卡服务员，以便我们解决问题.

每顿饭后，小组负责清理桌子，把垃圾移到适当的地方.

包午餐

包午餐可以送到你在校园的位置. 请与会议服务部讨论您的需求.

餐饮

会议服务可以帮助您安排超出住宿餐饮设施的餐饮.

会议来宾可免费泊车, 除非指定地段只供许可证持有人使用. 当前的停车信息将在您的团队到达之前共享.

参加会议的客人必须遵守学校的停车规定, 以及莫斯科市政条例和爱达荷州法律.